Viele Großküchen arbeiten noch mit Excel. Der Schritt zum ERP ist überschaubar – wenn er gut geplant ist.
Excel ist bekannt, anpassbar und kostenlos. Das macht es schwer loszulassen – auch wenn Tabellen längst zu groß, fehleranfällig und nicht vernetzbar sind. Häufige Argumente gegen den Wechsel: "Wir haben das immer so gemacht" und "Eine Einführung kostet zu viel Zeit". Beide Punkte sind verständlich, aber bei näherer Analyse meist nicht stichhaltig.
Dokumentieren Sie vor dem Wechsel: Welche Tabellen gibt es? Wer pflegt was? Wo entstehen die meisten Fehler und der meiste Abstimmungsaufwand? Diese Analyse zeigt, wo das ERP den größten Hebel hat, und hilft bei der richtigen Scope-Definition für die Einführung.
Die wichtigsten Datensätze: Rezepte, Artikelstamm mit Allergenen und Preisen sowie Lieferantendaten. Planen Sie hierfür mindestens 2–4 Wochen ein. Externe Unterstützung durch den Anbieter ist dabei sinnvoll, um Datenqualität sicherzustellen. Fehler in der Datenbasis sind der häufigste Grund für einen holprigen Start.
Ein Parallelbetrieb – das heißt, wichtige Prozesse laufen für 2–4 Wochen in beiden Systemen – gibt Ihrem Team Sicherheit. Abweichungen werden sofort erkannt. Danach folgt der definitive Schnitt auf das neue System. Erfahrungsgemäß läuft danach der Go-live deutlich reibungsloser.
Nach dem Go-live beginnt die eigentliche Wertschöpfung: Auswertungen nutzen, Wareneinsatz analysieren, Bestellrhythmen optimieren. Die meisten Teams entdecken in den ersten Monaten mehrere Bereiche, in denen die neuen Daten konkrete Verbesserungen ermöglichen.
Standardisierte Excel-Exporte können in der Regel als Importbasis genutzt werden. Unser Onboarding-Team prüft Ihre Dateien und begleitet die Übernahme in die richtige Datenstruktur.
Dank des Parallelbetriebs bleibt das alte System als Fallback verfügbar. Der Go-live kann ohne Risiko leicht verschoben werden – das planen wir als normalen Fall ein.
Prozessbezogene Schulungen dauern in der Regel 2–4 Stunden pro Rolle. Wichtig ist, dass Schulungen nah am Go-live stattfinden, damit die Inhalte direkt angewendet werden können.
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