Funktionen

Warenwirtschaft mit klaren Kennzahlen

Bedarfsgerecht einkaufen statt schätzen – mit transparenten Kosten je Menü und Verpflegungstag.

Der Wareneinsatz ist in Großküchen der größte beeinflussbare Kostenblock – und gleichzeitig die häufigste Quelle für Überproduktion und Abschriften. COOKADMIN verbindet Speiseplanung, Produktion, Lager und Einkauf zu einem Kreislauf: Bestellmengen entstehen aus dem tatsächlichen Bedarf, nicht aus Schätzungen, und jede Bewegung schlägt sich transparent in den Kosten je Menü und Verpflegungstag nieder.

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Herausforderungen
bisher

/ Bestellungen entstehen ohne belastbare Bedarfsbasis.
/ Die Kosten je Menü und Verpflegungstag sind unklar.
/ Viele manuelle Korrekturen zwischen Plan, Einkauf und Lager.

Mit
COOKADMIN

/ Bedarfsgerechter Einkauf aus den Produktionsplänen.
/ Transparente Kostenentwicklung je Menü.
/ Weniger Fehl- und Überbestände.

Prozesse im Detail

So arbeitet COOKADMIN entlang Ihrer Wertschöpfungskette

01

Bestellmengen aus dem echten Bedarf statt aus dem Bauchgefühl

Wer auf Zuruf oder nach Erfahrung bestellt, produziert systematisch Überschuss. COOKADMIN leitet den Bedarf direkt aus den geplanten Mengen ab.

Mit COOKADMIN:

/ errechnen Sie den Netto- und Bruttobedarf aus den aktuellen Speise- und Produktionsplänen
/ ziehen Sie die vorhandenen Lagerbestände automatisch ab
/ erhalten Sie Bestellvorschläge gebündelt je Lieferant
/ vermeiden Sie Über- und Fehlbestellungen

Der Einkauf folgt der Planung – nicht umgekehrt.

02

Lieferantenkataloge und Preise immer aktuell

Veraltete Preise machen jede Kostenrechnung wertlos. COOKADMIN hält Artikel und Konditionen auf dem aktuellen Stand.

Das System:

/ importiert Kataloge und Preislisten, etwa im PRICAT-Format
/ ordnet Lieferantenartikel Ihren internen Artikeln zu
/ macht Preise und Konditionen vergleichbar
/ exportiert Bestellungen direkt an die jeweiligen Lieferanten

Einkauf und Kalkulation arbeiten auf denselben, aktuellen Daten.

03

Kosten je Menü und Verpflegungstag im Blick

Erst wenn klar ist, was ein Menü tatsächlich kostet, lässt sich wirtschaftlich steuern. COOKADMIN macht den Wareneinsatz sichtbar.

Sie sehen:

/ den Wareneinsatz je Rezept und Menü
/ die Kosten pro Verpflegungstag
/ Soll-Ist-Abweichungen gegenüber der Kalkulation
/ Kostentreiber früh genug, um gegenzusteuern

Erfahrungswerte aus Kundenprojekten zeigen: Schon eine bedarfsgerechte Planung senkt den Wareneinsatz spürbar.

04

Durchgängig von der Bestellung bis zur Buchhaltung

Medienbrüche zwischen Küche und Verwaltung erzeugen Doppelarbeit und Fehler. COOKADMIN schließt die Kette.

Durchgängig bedeutet:

/ Wareneingang mit Mengen- und Preisprüfung
/ automatische Bestandsbuchung ins Lager
/ Übergabe relevanter Daten an die Buchhaltung über die DATEV-Schnittstelle
/ weniger doppelte Erfassung zwischen den Abteilungen

Eine Bewegung, einmal erfasst, wirkt im ganzen Prozess.

05

Standortübergreifend einkaufen, lokal flexibel bleiben

Träger mit mehreren Häusern wollen Konditionen bündeln, ohne lokale Besonderheiten zu verlieren. COOKADMIN trennt zentralen Rahmen und lokale Freiheit.

Für Verbünde:

/ definieren Sie zentrale Rahmensortimente und Konditionen
/ bündeln Sie Einkaufsvolumen über Standorte
/ erlauben Sie lokale Ausnahmen für regionale Lieferanten
/ vergleichen Sie Kennzahlen über alle Häuser

Zentrale Steuerung und lokale Praxistauglichkeit schließen sich nicht aus.

Häufig gestellte Fragen

Wie werden die Bestellmengen für den Einkauf kalkuliert?

Die Software errechnet den Netto- und Bruttobedarf auf Basis der aktuellen Speise- und Produktionspläne und berücksichtigt dabei die vorhandenen Lagerbestände. Daraus entstehen konkrete Bestellvorschläge je Lieferant.

Können Lieferantenkataloge direkt eingelesen werden?

Ja. Kataloge und aktuelle Preislisten, etwa im PRICAT-Format, lassen sich importieren. Bestellungen können anschließend direkt an die jeweiligen Lieferanten exportiert werden.

Sehen wir den Wareneinsatz je Menü?

Ja. COOKADMIN weist den Wareneinsatz je Rezept und Menü sowie die Kosten pro Verpflegungstag aus und zeigt Abweichungen gegenüber der Kalkulation.

Gibt es eine Schnittstelle zur Buchhaltung?

Über die DATEV-Schnittstelle werden relevante Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Das reduziert doppelte Erfassung zwischen Küche und Verwaltung.

Funktioniert zentraler Einkauf für mehrere Standorte?

Ja. Sie können zentrale Rahmensortimente und Konditionen vorgeben, Einkaufsvolumen bündeln und gleichzeitig lokale Ausnahmen für regionale Lieferanten zulassen.

Wie hilft die Warenwirtschaft, Lebensmittelkosten zu senken?

Indem Bestellungen aus dem realen Bedarf statt aus Schätzungen entstehen, sinken Überproduktion und Abschriften. In Verbindung mit dem Wareneinsatz-Controlling werden Kostentreiber früh sichtbar.

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Weiterführende Links

Lagerverwaltung → Produktionsplanung → DATEV-Schnittstelle → Ratgeber: Mehrwert der digitalen Küche →

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